QUY TRÌNH VÀ NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC HỘI THẢO CHUYÊN NGHIỆP TẠI ĐÀ NẴNG - KHÁCH SẠN MINH TOÀN GALAXY

Quy trình các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp như thế nào?

Cách thức tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp bao gồm 7 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo

Bạn cần xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

• Mục đích, mục tiêu cần đạt được, nội dung chính của hội thảo
• Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
• Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
• Đơn vị tổ chức hội thảo
• Lên danh sách khách mời

Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo

• Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như Teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
• Phát thư mời cho khách mời

 

Bước 4: Tổ chức hội thảo

• Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
• Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

• Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
• Ghi biên bản hội thảo thông báo kết luận của hội thảo

 

Bước 6: Xử lý thông tin hội thảo

• Đánh giá nội dung hội thảo
• Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận

Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội thảo

• Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
• Kết quả hoạt động truyền thông

Những lưu ý khi tổ chức hội thảo

Sau khi nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, bạn đã có thể bắt tay vào các công đoạn chuẩn bị cũng như tổ chức một cách dễ dàng. Tuy nhiên trong quá trình này, bạn cần lưu ý những vấn đề sau để sự kiện diễn ra thành công nhất.

Lên chủ đề cho chương trình

Chủ đề sẽ thể hiện được mục đích và thông điệp của hội thảo cũng như là cơ sở cho việc lên nội dung sự kiện. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình cùng lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia.

Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng

Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời sẽ giúp tạo sự tin tưởng, uy tín cho chương trình. Đồng thời điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thống và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Bạn nên lựa chọn khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực hoặc ngành nghề.

Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo. Người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.

3. Khách sạn Minh Toàn Galaxy – nơi tổ chức hội thảo sang trọng tại Đà Nẵng

Với 6 sảnh hội nghị lớn nhỏ là: Eros, Venus, LEO, Mercury, Moonlight, VIP Room phục vụ số lượng khách từ ít và lên đến 1.100 khách hàng. Menu đa dạng cũng là một yếu tố cho các đơn vị lựa chọn tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại đây bởi các đầu bếp có thể nấu các món từ Âu đến Á, và có phục vụ các món ăn chay cho quý khách.

Phòng hội nghị có trang thiết bị máy chiếu, âm thanh, ánh sáng hiện đại và hệ thống điều hòa trung tâm tại khách sạn Minh Toàn Galaxy đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe của các đơn vị tổ chức hội thảo, sự kiện cấp cao, chắc hẳn sẽ mang đến kết quả chất lượng rất tốt cho quá trình diễn ra hoạt động.

Trên đây là quy trình và những lưu ý khi tổ chức hội thảo chuyên nghiệp để đảm bảo hội thảo diễn ra suôn sẻ nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn chuẩn bị và tổ chức hội thảo thành công, đưa đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Liên hệ HOTLINE: Ms Yến – 0766.596.458 để được tư vấn đặt sảnh và các dịch vụ hội nghị, hội thảo tại Đà Nẵng bạn nhé!

KHÁCH SẠN MINH TOÀN GALAXY

306 Đường 2/9 – Hải Châu – Đà Nẵng

Tư vấn hội nghị: 0766.596.458 | Tư vấn tiệc cưới: 0909.605.630 | Tư vấn lưu trú: 0916.397.588

E:  info@minhtoangalaxyhotel.vn | https://minhtoangalaxyhotel.vn/